A organização é uma palavra-chave para qualquer empresa porque faz com que o seu funcionamento seja sistemático e isso evite erros.
Quanto mais assertiva for a atuação de qualquer empresa, mais os clientes serão agradados e maior será o nível de confiabilidade. É claro que o seu Escritório de contabilidade também precisa ter em mente que apostar na organização trará resultados a curto e a longo prazo.
Para deixar a sistematização das informações e dos serviços mais fácil, existem os softwares de gestão, que podem ter as mais variadas interfaces e funcionalidades.
Se o seu escritório de contabilidade ainda não usa um software de gestão, entenda a partir de agora quais são as justificativas para providenciar isso o mais rápido possível.
Mais facilidade para armazenar informações
Quando se trata de contabilidade, existem duas coisas envolvidas: gerenciamento de contas e, em muitos casos, comprovantes de declarações à Receita Federal.
Uma vez que os clientes procuram o seu escritório de contabilidade, é sempre possível que as informações relacionadas aos serviços prestados precisem ser consultadas novamente e a forma de armazená-las deve ser assertiva.
Imagine se o seu escritório acaba perdendo a declaração de imposto de renda feita para uma pessoa jurídica, por exemplo. Isso é motivo para que a prestação de serviços seja interrompida e, dependendo das consequências, haja até um processo.
Desse modo, o software de gestão traz segurança porque faz com que as informações de todos os seus clientes sejam guardadas e acessadas com mais facilidade e segurança.
Aumento da produtividade
Quando tudo o que se tem de fazer é manual, fica mais fácil perder tempo e isso vai prejudicar o andamento dos contadores e demais funcionários do seu escritório.
Mais uma vez, o software de gestão se mostra uma excelente maneira de aumentar a produtividade porque boa parte dos documentos e das informações relacionadas à prestação de serviços estará informatizada.
Cada um dos colaboradores poderá visualizar orçamentos, por exemplo, em apenas alguns segundos, sendo isso muito mais rápido do que ficar pedindo orientações a superiores ou realizando cálculos manuais.
Com um escritório de contabilidade que produz mais, é claro que o porte dos clientes, bem como a sua satisfação, também vai aumentar.
Comunicação entre setores
É comum que os funcionários do escritório de contabilidade precisem conversar entre si sobre clientes, trocar dicas sobre algum serviço ou até resolver problemas ligados às questões internas.
Nesses casos, é muito mais fácil ter um sistema interno de comunicação do que ligar para o setor do colega ou até falar com ele pessoalmente.
O software de gestão costuma ter uma área para que haja troca de mensagens entre os setores, ajudando os funcionários, inclusive ao alto escalão, a conversar de maneira mais eficiente e sem que isso faça com que os serviços de contabilidade se atrasem.
Inclusive, esse sistema de comunicação interna ajuda os superiores a dar recados gerais aos funcionários e a deixar orientações direcionadas a alguém específico.
Saiba tudo sobre esse assunto, lendo nosso blog.
